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Camara trabalha com Funcional Sistema de Gestão de Documentos... - Câmara Municipal de Jacutinga-MG
Camara trabalha com Funcional Sistema de Gestão de Documentos...
14/04/2012

 

SISTEMA GERENCIAL de DOCUMENTOS e PATRIMÔNIO

 

           Visando aperfeiçoar o Gerenciamento Documental desta Casa Legislativa, foi desenvolvido um Software capaz de organizar todos os documentos desde o ano de 1.947, exercício da edição da primeira Lei Oficial vigente em nosso Município, onde toda a Legislação Municipal está digitalizada e pesquisável em fração de segundos, por dezenas de situações e condições dentre aquelas encontradas em todos os “caput´s” desde 1.947 até os tempos de hoje.

A situação de busca está disponível internamente à todos os setores interessados, inclusive durante as sessões legislativas no Plenário, em tempo real, onde em decorrência de alguma dúvida instantânea, poder-se-á pesquisar e imprimir o documento imediatamente.

 

Também foi incorporado ao Sistema, um sofisticado controle de arquivamento desta legislação, bem como de toda a documentação gerada diariamente por esta Casa Legislativa, onde o propósito, é a rápida localização e identificação do Prédio, Andar, Sala, Prateleira, Gaveta e Pasta onde se encontra o objeto procurado, tudo isso de uma maneira fácil e prática, e com um visual moderno e orientado aos mais “singelos” pesquisantes, e à partir da definição da busca, a localização da Pasta/Caixa é indicada dentro de uma planta do prédio e sala em que se encontra, apontando por “cores”, as salas, arquivos e Pastas/Caixa localizadas.

 

Aproveitou-se também para inserir ao Sistema, todo o controle Patrimonial pertencente à Câmara Municipal, obedecidas as Legislações, Federal, Estadual e Municipal, e incrementando opções como Foto do Bem, Foto da Nota Fiscal aquisitiva, codificação do arquivo onde estão guardados os originais daquela aquisição, tudo isso vinculado à rotina do Arquivamento e Processos Licitatórios orientados àquele bem.

 

Oportunamente, foi adicionado também, um setor de busca aos “Pareceres” emitidos pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, aproveitando-se de uma distribuição gratuita pelo próprio Tribunal, de  mídia com este conteúdo, onde toda dúvida pode ser consultada pelos mais diversos objetivos e propostas até então buscados neste Tribunal pelos 853 Municípios pertencentes ao nosso Estado.

 

Como estamos falando em milhares de documentos e fotos armazenadas, imagina-se que o sistema exija suporte robusto e equipamentos condizentes ao gigantesco processamento, mas tudo isso é amenizado utilizando-se de tecnologia avançada de programação, onde o raciocínio lógico fala mais alto, e não se percebe em momento algum, congestionamento ao tráfego interno, mesmo que utilizado simultaneamente, pois os Bancos de Dados onde estão armazenadas as informações, estão fracionados e apontados para as diversas pastas  ou “diretórios” contendo as Imagens dos documentos, isto é, fora do banco de dados, onde apenas o “caminho” do local onde se encontra é que faz parte do campo arquivado, resumindo, “em linguagem de programação” a uma única “string”.

 

Outra técnica extremamente importante e indispensável se faz presente neste Sistema, que é a atualização automática das versões, motivada pelas novas ferramentas que são incorporadas sempre para a melhoria geral do conjunto de rotinas, em que consiste na comparação matemática entre datas, bastando apenas o usuário entrar no programa, que instantaneamente é processada uma auto-checagem do Dia, Mês, Ano, Hora, Minuto e Segundo da versão em uso e comparada com a mais recente instalada no Servidor Principal,  no formato puramente matemático, ou seja, maior que ou menor que, e sempre, o usuário final nunca precisa de preocupar com desatualização de versões, pois todas as máquinas da Rede estarão sempre sincronizadas com a versão mais recente em uso.

 

O Sistema está apto à utilização desde meados de Outubro de 2.011, e foi desenvolvido em sua totalidade dentro do Servidor Principal desta Câmara Municipal, pelo Servidor Paulo Roberto Grisolia.

 

                     UMA SALA DE ARQUIVO INTERNO

TELA DE CONSULTA DA LEGISLAÇÃO

CADASTRAMENTO DAS PASTAS/CAIXAS

CADASTRAMENTO DO PATRIMÔNIO

CONSULTA AOS PARECERES DO TCE-MG

CODIFICAÇÃO PADRÃO DO ARQUIVAMENTO

CONSULTA AO LOCAL FÍSICO DAS PASTAS/CAIXAS 

 CONSULTA AO LOCAL FÍSICO DO BEM PATRIMONIAL

  Da Redação...

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